3 bonnes raisons de dématérialiser votre activité

Si vous gérez de l’information, ce qui est le cas de toutes les entreprises, à minima pour une partie de leur activité (commerciale, administrative, gestion…..), alors vous êtes concernés par la dématérialisation.

Tree stump, round cut with annual rings vector

Qu’est ce que la dématérialisation appliquée à l’entreprise ?

La meilleure définition que je puis en donner c’est la suppression des processus manuels matérialisés par des supports papiers dans l’entreprise, au profit d’autres processus dématérialisés (donc informatiques).

En avez vous vraiment marre des papiers ?
 C’est la seule vraie question à vous poser, car au delà de simples considérations de mode écologique (chacun y allant de sa chansonnette verte….), la dématérialisation est un bond en avant potentiel gigantesque vers l’ultra performance de votre entreprise :

1. Rendre nomade le lieu d’exercice d’un métier

dynamic road

Pourquoi être attaché à un lieu, si cela n’est pas rendu indispensable par de la production industrielle ou de services ? A contrario, il s’agit d’un avantage gigantesque de pouvoir exécuter sa prestation, ou sa production n’importe ou.

La « nomadisation » a deux effets bénéfiques principaux :

  • Suppression de frais généraux inutiles : locaux professionnels, électricité, chauffage…..
  • Amélioration de la performance commerciale :  se rendre chez un client est toujours un gage de performance, de respect de son client, et de réactivité.

2. Accroître de façon immédiate l’accès à l’information

Healthy workplace

Le corollaire de la dématérialisation, c’est la mise en place de plateforme de « G.E.D » (gestion électronique de documents).

Ces outils qui ont connu et connaissent encore un essor, et des évolutions fonctionnelles considérables ont tous les points communs suivants :

  • Centraliser les fichiers dans des zones exploitables par un programme informatique
  • Indexer les informations clés afférentes à un fichier : nom, date, mais aussi mots-clés de contenu du fichier
  • Permettre l’accès immédiat (ou extrêmement rapide) à un document ou à un mot-clé parmi des millions d’entre eux.

Exit donc les pertes de temps de recherche dans des classeurs, archives, et les déplacements physiques pour y accéder. Fini aussi tous ces frais généraux de stockage des pièces papier, des archives, des cartons…..

3. Fédérer vos collaborateurs autour d’un projet commun (sans être pollué par l’intendance)

Happy businessman

La réalité du vécu au quotidien de leur travail par les collaborateurs est souvent très éloignée de la perception qu’en ont leurs dirigeants. La raison tient souvent aux conditions matérielles de travail : procédures contraignantes, surveillance matérielle, flickage permanent, horaires de travail contraignants, mauvais interprétation des demandes des uns et des autres….. Bref, le lieu de travail est souvent un enfer.

Vos collaborateurs ne demandent qu’à bien faire, car c’est leur intérêt aussi que votre entreprise fonctionne bien.

Dématérialiser votre activité va vous permettre :

  • D’offrir à vos collaborateurs un « bureau virtuel » commun : chacun va pouvoir se reconnaître à travers une « identité visuelle fédératrice »
  • D’offrir à vos collaborateurs des « outils de production » communs : un culture de l’utilisation de ces outils va se développer, et s’imposer naturellement à chacun de façon positive.
  • De débarrasser vos collaborateur de l’intendance : votre progiciel de GED va auto-gérer le classement qui auparavant était manuel, mais en plus, il va immédiatement mutualiser, selon vos critères, les documents importants entre les collaborateurs concernés.
  • Permettre à vos collaborateurs de se concentrer sur l’essentiel, c’est à dire, votre projet d’entreprise. Une fois débarrassés de l’intendance, les vraies sujets centraux (commerce, production et gestion) vont devenir plus clairs, plus simples, et les énergies individuelles peuvent se focaliser sur ces objectifs avec plus de force et de pertinence

Ainsi, débarrassez vous de l’intendance, et focalisez vos énergies positives (la vôtre, mais aussi celles de vos collaborateurs), sur vos clients, votre développement, votre production, votre gestion.

Synthèse

Gouttes d'eau sur une feuille, reflets

Vous avez intérêt à foncer dans la dématérialisation comme on acquiert une seconde nature. La question n’est pas de savoir si vous devez le faire, c’est de savoir quand vous allez le faire.

Lorsque vous l’aurez fait, vous vous demanderez pourquoi vous avez attendu autant pour le faire.

Pourquoi avoir attendu pour se débarrasser d’un boulet qui coûte cher ?

Les explications sont essentiellement psychologiques, et notamment à la croyance selon laquelle un « bout de papier » à une valeur juridique plus forte que le reste…. Cela est faux ! Les documents dématérialisés ont une force juridique bien plus forte encore que les documents papiers (procédures de cryptage  inviolables notamment).

Alors qu’attendez vous ? Vous voulez un coup de main ?

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2 réponses à "3 bonnes raisons de dématérialiser votre activité"
  1. Bonjour Frank,
    Tout dépend de ce que tu veux faire, il existe plusieurs solutions :
    Tout d’abord, le Finder (explorateur de fichier d’OS X) est assez puissant car rien qu’avec les Tags (principe de mot clé, un fichier peut ainsi se trouver dans plusieurs dossiers virtuels en même temps) et les dossiers intelligents, tu peux vraiment être assez productif; cette solution est la plus simple : rien a acheter, selon moi, commence par aller au Max des possibilités de cet explorateur 🙂

    Sinon, il existe devonthink mais je le connais pas trop, à tester..

    Une autre solution, la plus pro à mon sens, c’est Filemaker Pro 13, ce soft te permettra de réaliser exactement ce dont tu as besoin, l’inconvénient majeur, c’est que cela nécessite de développer une base et de se former un peu, mais il y a déjà de nombreux modèles de base, et c’est un outil simple et très puissant 🙂

    En espérant t’avoir éclairé 🙂

  2. Je suis sur PC et j’envisage de faire le pas vers Apple-Mac. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle je suis venu sur votre excellent blog. J’utilise sur PC pour un archivage personnel un logiciel de GED depuis plusieurs années (Novaxel dans un premier temps, mais suite à un problème de restauration j’utilise maintenant Numédocs Shareware) et j’aimerai savoir s’il existe des logiciels de GED pour particuliers, pas des usines à gaz du monde professionnel.
    Merci d’avance si vous avez une réponse à m’apporter.
    Cordialement Frank.

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