DPAE

DPAE : réussir l’embauche d’un intermittent du spectacle

Définition de DPAE (Déclaration préalable à l’embauche)

La DPAE est la déclaration que tout employeur doit transmettre à l’Urssaf avant l’entrée effective d’un salarié dans l’entreprise. Elle formalise l’embauche et permet d’activer plusieurs démarches sociales en une seule transmission. Elle concerne tous les contrats de travail, y compris les CDD d’usage (CDDU) fréquents dans le spectacle vivant, l’audiovisuel et l’événementiel.

Public visé :

• Employeurs du secteur culturel : sociétés de production, compagnies, théâtres, prestataires techniques, studios, associations.
• Artistes et techniciens intermittents, dès lors qu’un contrat de travail est conclu.
• Administrateurs de production, chargés de paie, gestionnaires RH.

Portée :

• La DPAE est distincte du contrat de travail, de la paie et de l’Attestation Employeur Mensuelle (AEM). Elle n’en tient pas lieu.
• Elle ne remplace pas la paie, la Déclaration Sociale Nominative (DSN), ni les obligations de médecine du travail. Elle enclenche toutefois certaines inscriptions.

Obligation clé : l’employeur doit envoyer la DPAE à l’Urssaf au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard avant la mise au travail du salarié. En spectacle, cela s’applique même pour une journée de tournage, un cachet isolé ou une courte mission technique.

Historique de la DPAE

La DPAE succède à la « Déclaration unique d’embauche » (DUE), créée pour simplifier les formalités d’entrée dans l’emploi. Avec la généralisation de la transmission dématérialisée, l’Urssaf a centralisé cette formalité sur son portail, tandis que la DSN est devenue le vecteur mensuel principal des données sociales. Dans le spectacle, l’arrivée du Guso (Guichet unique du spectacle occasionnel) a parallèlement facilité la mise en conformité des employeurs non professionnels du spectacle, tout en intégrant la DPAE dans ses démarches.

Évolutions marquantes :

• Dématérialisation quasi généralisée via le site Urssaf.
• Interfaçage progressif avec des logiciels RH/paie, y compris pour les entreprises culturelles.
• Maintien du principe : une DPAE par embauche, indépendamment de la taille ou de la durée du contrat.

Usage de la DPAE

Quand la faire ?
Entre J-8 et juste avant l’heure de prise de poste. Pour des répétitions à 9h, la DPAE doit être enregistrée avant 9h le jour même si elle n’a pas été faite plus tôt. Anticiper dès la signature du contrat ou la confirmation de mission.

Où et comment ?

• Sur le portail Urssaf dédié à la DPAE (compte employeur).
• Par transmission automatisée via certains logiciels de paie.
• Pour les employeurs occasionnels du spectacle (mairies, comités des fêtes, cafés-concerts non déclarés comme entreprises de spectacle), via le Guso, qui intègre la DPAE dans son parcours.

Informations nécessaires (principales) :

• Employeur : raison sociale, Siret, adresse, code APE, contact.
• Salarié : état civil, numéro de Sécurité sociale (ou à défaut date et lieu de naissance), adresse.
• Contrat : date et heure d’embauche, nature du contrat (CDI, CDD, CDDU), emploi, temps de travail, lieu de travail.

• Établissement d’affectation et éventuellement caisse de médecine du travail selon l’organisation.

Effets de la DPAE

• signale l’embauche à l’Urssaf et facilite l’immatriculation du salarié à l’Assurance maladie si besoin ;
• vaut préinscription à la médecine du travail (l’employeur reste responsable de planifier la visite d’information et de prévention) ;
• permet le contrôle de l’obligation d’embauche et de la lutte contre le travail dissimulé.

Spécificités intermittents du spectacle

• CDDU et cachets : une DPAE est requise pour chaque engagement salarié. Pour une production à cachets multiples, l’usage le plus sûr est d’établir une DPAE par période d’emploi contractualisée.
• Multi-employeurs : chaque employeur doit faire sa propre DPAE, même si l’artiste ou le technicien travaille sur le même projet pour plusieurs structures.
• Urgences de plateau : prévoir des process internes « express » pour les remplacements de dernière minute. Sans DPAE avant prise de poste, le risque de non-conformité est réel.
• Guso : pour les employeurs non professionnels du spectacle qui rémunèrent des artistes/techniciens, la DPAE est effectuée au sein du parcours Guso. L’intermittent reçoit un contrat et des documents équivalents aux usages professionnels, mais l’employeur n’a pas à aller sur l’Urssaf séparément.

Cas particuliers fréquents

• Contrat annulé après DPAE : annuler la mission dans vos systèmes internes et conserver la preuve de l’annulation. La DPAE n’emporte pas rémunération automatique, mais assurez la cohérence avec la DSN et la paie.
• Salarié sans NIR (numéro de sécu) connu : la DPAE peut être transmise avec les données d’état civil complètes. L’immatriculation sera finalisée ensuite.
• Salarié étranger : vérifiez les autorisations de travail et les mentions sur le titre de séjour. La DPAE ne remplace pas le contrôle du droit au travail.
• Plages horaires fractionnées : pour le spectacle, indiquez la date et l’heure d’embauche correspondant à la première mise à disposition du salarié.
• Pluralité de lieux de travail : indiquez l’établissement employeur et le premier lieu d’exécution. Les déplacements ultérieurs relèvent du contrat et des ordres de mission.

Délais et preuve

• Conservez l’accusé de réception Urssaf de la DPAE. Idéalement, archivez-le dans le dossier paie/contrat de l’artiste ou du technicien.
• En cas de contrôle, cet accusé fait foi de la réalisation de la formalité dans les délais.

Sanctions en cas d’absence ou de retard

• Risque de qualification de travail dissimulé en cas d’absence de DPAE et de mise au travail effective.
• Amendes administratives et pénales possibles.
• Redressements Urssaf et remise en cause de certaines exonérations.
• Conséquences sur les assurances et responsabilités de l’employeur en cas d’accident du travail le jour de l’embauche.

À savoir / Comparaisons utiles

DPAE vs contrat de travail

• La DPAE n’est pas le contrat. Le contrat CDDU ou CDI demeure obligatoire, avec mentions légales (emploi, durée, rémunération, convention collective, etc.).
• L’absence de DPAE ne rend pas automatiquement un contrat nul, mais expose l’employeur à des sanctions et fragilise sa situation en cas de litige.

DPAE vs DSN

• La DSN est mensuelle et reprend les données de paie. Elle ne remplace pas la DPAE, qui doit être faite avantl’entrée en fonction.
• Certaines solutions paie proposent un module de DPAE automatisé, mais la logique reste : anticiper l’embauche, puis paie + DSN.

DPAE vs AEM (attestation employeur mensuelle Pôle emploi Spectacle / France Travail)

• L’AEM atteste des emplois réalisés et des rémunérations pour les droits aux allocations des intermittents.
• La DPAE atteste de l’intention d’embauche avant la prise de poste. Les deux sont complémentaires et obligatoires dans leurs champs respectifs.

DPAE et médecine du travail

• La DPAE vaut préinscription. Mais l’employeur doit ensuite organiser la Visite d’Information et de Prévention (ou examen d’aptitude pour postes à risques) dans les délais applicables.
• En tournage ou en scène, certains postes sont soumis à des suivis renforcés. Anticipez avec votre service de prévention et de santé au travail.

Erreurs fréquentes

• Penser qu’un cachet « test » ou une répétition informelle n’exige pas de DPAE. Si l’artiste travaille, c’est une embauche.
• Confondre Guso et Urssaf pour des employeurs professionnels du spectacle : le Guso est destiné aux employeurs occasionnels, pas aux sociétés de production ou prestataires déclarés.
• Oublier l’heure d’embauche, information utile en cas de contrôle le jour J.
• Ne pas conserver l’accusé de réception.
• Reporter la DPAE au lendemain en cas de nuit de montage ou de tournage nocturne : la référence est l’heure réelle de début de travail.

Bonnes pratiques opérationnelles

• Standardiser un « kit d’embauche » : RIB, pièce d’identité, NIR, justificatif de domicile, carte vitale, titre de séjour, certificat médical si requis, convention collective applicable.
• Gérer un calendrier DPAE avec alertes J-8 / J-1 pour les plannings de production.
• Prévoir une procédure d’urgence validée par la direction pour les remplacements de dernière minute.
• Centraliser les accusés DPAE dans un répertoire partagé et sécurisé, relié au dossier paie de chaque salarié.

En bref

• La DPAE est obligatoire avant toute mise au travail, y compris pour un cachet ou une courte mission technique.
• Elle se fait en ligne sur l’Urssaf, ou via le Guso pour les employeurs occasionnels du spectacle.
• Elle requiert les informations de l’employeur, du salarié et du contrat, avec date et heure d’embauche.
• Elle n’est ni le contrat, ni la paie, ni la DSN, ni l’AEM, mais elle conditionne la conformité sociale de l’embauche.
• L’absence de DPAE expose à des sanctions et à un risque de travail dissimulé.
• Anticipation, archivage des accusés et coordination paie–production sécurisent les embauches d’intermittents.

Annexes pratiques pour le spectacle

Checklist express DPAE avant un cachet

• Coordonnées exactes employeur + Siret de l’établissement d’affectation.
• Identité salarié + NIR ou état civil complet.
• Fonction, date et heure d’embauche, lieu de travail.
• Nature du contrat : CDDU, durée, convention collective.
• Transmission Urssaf validée + accusé archivé.
• Médecine du travail informée si nécessaire.

Focus CDDU

• Un CDDU correspond à un usage sectoriel reconnu. Mentionnez le motif « usage » avec la référence conventionnelle.
• En cas de série de cachets pour un même projet, structurez vos DPAE en cohérence avec vos contrats (un contrat-cadre ou des contrats distincts). L’important : une DPAE doit couvrir chaque période d’emploi.

Coordination avec la paie et la DSN

• Après la DPAE et la réalisation de la prestation, établissez le bulletin de paie conforme aux règles intermittents (cachets, heures, majorations, indemnités, congés via la Caisse des Congés Spectacles si applicable).
• Vérifiez l’alignement des informations entre DPAE, contrat, bulletin, AEM et DSN. Les contrôles croisent ces sources.

Questions récurrentes

• Dois-je refaire une DPAE si la date change ? Oui si la première embauche n’a pas eu lieu. Par prudence, annulez la mission initiale dans vos écrits et refaites une DPAE pour la nouvelle date.
• Un salarié déjà connu nécessite-t-il une nouvelle DPAE ? Oui, à chaque nouvelle embauche.
• Puis-je déléguer la DPAE à un prestataire paie ? Oui, mais la responsabilité juridique reste celle de l’employeur.
• La DPAE s’applique-t-elle aux cachets d’artistes étrangers en tournée ? Oui si l’employeur français conclut un contrat de travail. Ajoutez la vérification des autorisations de travail et des certificats A1 détachement le cas échéant.

Traçabilité et audit interne

• Consignez dans un registre ou logiciel RH : date/heure d’envoi de la DPAE, référence d’accusé, émetteur, éventuelles corrections.
• En tournée, désignez un responsable DPAE par date de représentation pour éviter les oublis de dernière minute.

Sécurité juridique de plateau et de tournage

• Ne faites pas commencer un salarié sans DPAE validée.
• Prévoyez un téléphone et un accès internet opérationnels pour gérer les cas d’urgence sur site.
• Documentez les aléas (retards d’avion, remplacements) et ajustez immédiatement la DPAE si le planning évolue avant la prise de poste.

Liens utiles

• Le portail Urssaf pour déclarer une DPAE
• France Travail Spectacle (ex Pôle emploi Spectacle) pour l’AEM