5 astuces pour que votre mail soit lu

Si vous contactez parfois des personnes importantes ou très occupées, voici cinq pistes simples pour leur donner envie de lire votre email, et d’y répondre.

1. Identifiez-vous

Votre interlocuteur reçoit, comme vous, beaucoup de messages. Plutôt que de voir une adresse email qu’il ne connaît pas forcément par cœur, voire pas du tout, mieux vaut qu’il voie votre nom et votre prénom, n’est-ce pas ?

Sur Mac, dans les réglages de Mail, renseignez votre nom complet au niveau de votre compte. Ainsi, dans sa boîte de réception, votre destinataire verra votre nom et votre prénom en en-tête du message. C’est simple, efficace, et il sait tout de suite qui vous êtes.

2. Soignez l’objet

L’objet de votre email est déterminant. À lui seul, il doit :

• donner envie à votre destinataire d’ouvrir le message,
• résumer très succinctement la raison de votre email.

3. Faites court

Quoi de plus décourageant que de recevoir un email long, avec un gros pavé de texte ? Concentrez-vous sur l’essentiel : votre message doit pouvoir se résumer en une phrase. Partez de là, et ne rentrez pas trop dans les détails. Vous le ferez seulement si la personne vous répond.

4. Soyez clair et précis

Vous en conviendrez, relever ses mails n’est pas l’activité la plus excitante. Comme vous, votre interlocuteur :

• n’aime pas particulièrement relever ses mails, et en délègue parfois une partie,
• n’a pas beaucoup de temps,
• n’aura pas forcément la motivation de lire un message trop complexe ou qui demande trop d’analyse.

Soyez donc :

• direct, allez à l’essentiel,
• simple et juste dans vos mots,
• focalisé : ne demandez qu’une seule chose dans votre message.

5. Soignez votre signature

Les emails professionnels possèdent tous une signature propre et lisible. Faites de même : tous les logiciels de messagerie le permettent. Voici les éléments à y faire figurer :

• votre nom et votre prénom,
• votre fonction,
• votre site internet, avec le lien actif,
• vos réseaux professionnels, comme LinkedIn,
• votre numéro de téléphone.

Dernier conseil : évitez les logos et les images dans la signature. Certaines messageries les bloquent ou les affichent mal, et votre signature risque d’apparaître cassée chez votre destinataire.

Pour aller plus loin

Avec ces cinq réflexes, vos emails ont toutes les chances d’être lus, même par les personnes les plus occupées. Retrouvez d’autres astuces sur le blog YouTips.