Blog sur l’univers Apple et les métiers créatifs

2 outils exceptionnels pour booster votre productivité

Que vous utilisiez un smartphone, une tablette, un PC ou un Mac, ces 2 outils sont disponibles sur tous vos appareils. Et cerise sur le gâteau, si vous avez plusieurs appareils, tout se synchronise automatiquement :)

J’utilise ces 2 logiciels depuis maintenant plusieurs années, et je peux vous garantir que le gain de temps est tout simplement considérable :)

1. Dropbox

DropBox

Dropbox est un service incroyable qui vous propose un espace de stockage distant pour :

  • Sauvegarder vos données sensibles à l’extérieur de chez vous, sur les serveurs de Dropbox, dans votre espace personnel.
  • Partager les dossiers de votre choix avec la ou les personnes de votre choix.
  • Envoyer des fichiers lourds par mail à toute personne qui ne possède pas Dropbox.

Bien sur, Dropbox n’est pas le seul service de ce genre, mais il a de nombreux avantages :

  • L’inscription est gratuite.
  • L’utilisation est gratuite jusqu’à 2 go de stockage.
  • Dropbox est multiplateforme, MAC, PC, Tablettes, Smartphones…
  • Dropbox s’intègre dans votre explorateur de fichier, c’est parfaitement transparent.
  • Il est facile d’utilisation.
  • Il est fiable (ça fait 4 ans que je l’utilise, aucun souci, je suis vraiment bluffé).
  • Vos fichiers sont accessibles depuis le web, depuis n’importe quel navigateur.

Pour l’installer et commencer à l’utiliser, voici les étapes à suivre :

Business Excellence Concept

  • Rendez-vous sur https://www.dropbox.com.
  • Créez un compte et téléchargez Dropbox.
  • Installez-le sur votre PC ou Mac.
  • Commencez à l’utiliser : tous les fichiers que vous posez dans Dropbox seront dupliqués et sauvegardés sur votre compte.

Comprenez bien une chose, vos fichiers sont dupliqués, c’est à dire :

  • Ils sont en local, sur votre disque dur.
  • Ils sont distants, sur votre compte Dropbox, sur internet.
  • Ainsi, grâce à vos identifiants Dropbox, à l’autre bout du monde, dans un cybercafé, vous accédez à vos fichiers :)

Cela a plusieurs avantages :

  • Vous avez accès à vos fichiers depuis n’importe ou, sur tous vos appareils.
  • Vous n’avez rien à faire, tout se fait automatiquement.
  • Vous éviterez de nombreux échanges de mail avec des pièces jointes : pour cela, partagez simplement des dossiers avec les personnes avec qui vous échangez de nombreux documents : finis les échanges de mails interminables ! 
  • En cas de vol de votre Mac ou PC, vos documents ne sont pas perdus : achetez un nouvel ordinateur, installez Dropbox, entrez vos identifiants et tous vos fichiers viendront gentiment se télécharger dans votre dossier Dropbox :)

2. Evernote

evernote

Evernote est LE logiciel de prise de note le plus efficace que je connaisse. Comme Dropbox, il vous propose un espace de stockage distant pour :

  • Sauvegarder vos notes à l’extérieur de chez vous, sur les serveurs d’Evernote, dans votre espace personnel
  • Partager les notes de votre choix avec la ou les personnes de votre choix

Bien sur, Evernote n’est pas le seul service de ce genre, mais il a de nombreux avantages :

  • L’inscription est gratuite.
  • L’utilisation est gratuite vous n’utilisez pas de pièces jointes lourdes dans vos notes
  • Vous pouvez enregistrer directement un enregistrement audio à l’intérieur de chaque note (hyper pratique pour enregistrer une explication que quelqu’un vous donne, ou pour parler à haute voix si vous avez une idée que vous préférez mémoriser oralement plutôt qu’à l’écrit, ou encore pour enregistrer une idée de mélodie pour les auteurs compositeurs qui écrivent des textes et qui veulent enregistrer leurs idées audio à côté du texte, dans la note)
  • Vous pouvez capturer des pages web, PDF, photos ou tout type de document à l’intérieur de vos notes
  • Relisez bien cette phrase : Evernote est capable de détecter les textes contenus dans vos photos : cela signifie que si vous cherchez par exemple un mot, et que ce mot se trouve dans une de vos photos, evernote trouvera cette photo ! ! ! ! ! ! ! ! ! Imaginez ce que cela signifie pour tous vos documents administratifs : plus besoin de les classer…. (j’exagère un peu, mais pas tant que ça)

Pour l’installer et commencer à l’utiliser, voici les étapes à suivre :

Modern business concept

  • Rendez-vous sur https://evernote.com.
  • Créez un compte et téléchargez Evernote.
  • Installez-le sur votre PC ou Mac.
  • Commencez à l’utiliser : toutes les notes que vous posez dans Evernote seront dupliquées et sauvegardées sur votre compte.

Comprenez bien une chose, vos notes sont dupliquées, c’est à dire :

  • Elles sont en local, sur votre disque dur.
  • Elles sont distantes, sur votre compte Evernote, sur internet.
  • Ainsi, grâce à vos identifiants Evernote, à l’autre bout du monde, dans un cybercafé, vous accédez à vos notes :)

Cela a plusieurs avantages :

  • Vous avez accès à vos fichiers depuis tous vos appareils.
  • Vous pouvez partager certaines notes si vous le souhaitez.
  • Vous n’avez rien à faire, tout se fait automatiquement.
  • Vous éviterez de nombreux échanges de mail répétitifs : pour cela, copiez les mails “type” que vous écrivez souvent dans Evernote, finis d’écrire sans cesse les messages redondants, copier dans Evernote, coller dans votre logiciel de mails :)
  • En cas de vol de votre Mac ou PC, vos notes ne sont pas perdues : achetez un nouvel ordinateur, installez Evernote, entrez vos identifiants et toutes vos notes et fichiers viendront gentiment se télécharger dans votre logiciel Evernote :)

Cerise sur le gateau

  • Evernote géolocalise vos notes : cela signifie que si vous vous souvenez avoir pris des notes lors de tel ou tel voyage, il vous suffit de cliquer sur la carte pour accéder aux notes rédigées à partir de ce lieu, c’est juste PARFAIT ! !

Souvenez-vous : une simple idée peut construire votre future fortune, elle peut être très précieuse !

Ne faites donc pas l’erreur de croire que vous retiendrez toutes vos bonnes idées…

Notez-les tout de suite, vous verrez, vous serez surpris ! Evernote  deviendra rapidement votre journal intime, le logiciel dans lequel vous centraliserez toutes vos prises de notes, relevés d’informations et idées ingénieuses, c’est un outil absolument incroyable, je pèse mes mots :)

Conclusion

  • Dropbox est logiciel parfait pour la sauvegarde et le partage de documents
  • Evernote est l’outil ultime pour organiser vos notes et vos idées.

N’hésitez pas à poser vos questions dans les commentaires, c’est fait pour !

 

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2 Commentaires

  1. John

    J’aime beaucoup votre site, que je découvre depuis quelque minutes.
    Vos articles sont bien posés et astucieux.
    Néanmoins, pour celui-ci, j’ai vraiment un truc qui coince derrière la glotte :
    N’avez-vous jamais entendu parlé de vol de données, de cybercriminalité ni de hacking ?
    C’est pour ces raisons que les outils de stockage de données ne sont pas utilisés par les grandes sociétés de renom ou touchant à des domaines de banque, de sécurité, etc.. les affaires défrayant la chronique de vols d’identifiants sont en recrudescence et en constante augmentation, si bien qu’à part des photos de vacances ( et encore…), peu d’individus responsables et portant des charges d’entreprise sérieuses se verraient l’audace d’utiliser l’un de ces outils, certes très efficaces, mais particulièrement visés par les pirates.
    Hormis cela, et dans les limitations de mes loisirs, je les ais aussi utilisés, et suis tout-à-fait de votre avis.
    Encore un article bien écrit, cela dit 😉

    Réponse
    • Fabien Fons

      Le vol de données existe, certes, mais comment faire ?
      Ne plus utiliser les mails ?
      Ne plus utiliser le stockage en ligne ?
      Ne plus utiliser internet tout court ?

      Sur Mac, il existe FileVault qui crypte le disque dur, c’est déjà une protection efficace contre le vol de données, même si potentiellement, tout est piratable..

      Réponse

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